静岡市の社会保険労務士事務所。助成金、給与計算、就業規則なら河合優一郎社会保険労務士事務所。元SEであり、元ソフト開発会社の人事担当者です。

業務に関する諸々の話

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顛末書とは?提出を求める時のポイント,書き方(例文付き)

顛末書は、会社が「ミス、事故等」の状況を把握するために提出を求める書類です。顛末書に決まったフォーマットはありませんが、ビジネス文書なので形式はある程度決まってくると思います。参考までに最後に載せておきます。

顛末書を活用するケース

例えば、商品の発注漏れや間違いなどのミス、通勤途中や業務中の車の運転の事故、システムトラブルの不具合の報告書などあらゆる場面で活用します。会社は従業員のミスや事故などの原因、経過、対策、損害額など状況を把握するために使用します。

提出の義務付けも可能

この報告書は始末書と違い、当事者の過失や無過失は関係ありません。業務命令として提出を義務づけることが可能です。

始末書との区別が必要

始末書は当事者に過失があり、反省を求めるものです。就業規則の懲戒規定に定められている懲罰で是正を求める場合、その1手段として使用するのが通常と思います。会社によってどのような場合にどのような形式の報告書を求めるか、違いはあるかもしれませんが、「始末書」とは一般的に会社の懲戒規定に該当する場合ですので提出を求める場合は注意が必要と思います。

顛末書を書く際のポイント

  • 顛末書は上司や会社への経緯を伝える報告書である。いつ、どこで何があったか、時系列的に書く。長くなるようならば箇条書きにする
  • 特にトラブルが発生した原因と対策、現在どのような状況になっているか、損害なども大事
  • 経緯や原因をしっかりと解明し、再発防止となる文書とする

提出期限

提出は対応後できるだけ早く提出を求めましょう。このような報告は上司、社長は待っていることが多いので、優先度を上げて報告書の提出を求めることがいいかと思います。

まとめ

事の経過を書き、原因、損害、対応策などの事実を客観的に当事者に求めることが大切です。会社としては、予期せぬトラブルにどのように対応したか、会社としてのノウハウ(財産)にもなりますので、後からみても事の顛末がわかるようにまとめておくが望ましいと思います。

顛末書例

決まったフォーマットはありあせんが、ビジネス文書なので形式は決まってくると思います。参考までにいくつか添付しておきます。

顛末書文例1(システムトラブルのケース)
顛末書の書き方
顛末書文例1(交通事故のケース)
顛末書2

   [2014年02月18日(火)]